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5 passos para controlar gastos em uma viagem a trabalho

Uma viagem a trabalho é muito importante para qualquer profissional. Seja para participar de eventos ou para ter reuniões com futuros parceiros, sempre é importante marcar presença para tirar todas as vantagens e benefícios de cada viagem.

Mas uma coisa podemos te dizer: sem uma organização antecipada, você vai ter dificuldade para controlar os gastos em uma viagem a trabalho. Hospedagem, transporte, alimentação são alguns dos fatores que precisam ser levados em consideração antecipadamente para diminuir e controlar ao máximo os gastos.

E é por isso que vamos te apresentar neste artigo uma lista de 5 passos essenciais para realizar o controle dos gastos em viagens com fins empresariais.

 

Confira os tópicos a seguir.

 

Defina um limite de gastos

 

Se você for fazer uma viagem a trabalho ou vai mandar um de seus colaboradores, não caia no erro de achar que qualquer gasto é necessário e por isso não se deve pensar no planejamento prévio.

Ter uma política de viagens bem definida é um dos passos fundamentais para ter um controle de gastos ainda mais aprimorado. Coloque um teto com valores máximos bem definidos para evitar surpresas desagradáveis na hora de pagar as contas.

 

Faça uma pesquisa apurada pelos hotéis mais baratos para viagem a trabalho

 

Conforto com um preço justo. Esse é o pensamento que deve ter quando vai procurar uma hospedagem durante uma viagem a trabalho. Hoje em dia as opções de hotéis são bem variadas, e vai sair na frente quem conseguir separar um tempo e analisar cada uma delas.

É importante que o preço seja um dos mais em conta possível, mas também é válido atentar para avaliações e opiniões sobre o hotel em questão. Agora a dica mais importante é: faça uma reserva antecipada!

Não deixe para fechar o pagamento do quarto no dia que chegar lá. Você pode acabar encontrando um hotel lotado e ainda pode terminar pagando bem mais caro.

 

Saiba qual o seu plano de deslocamento

 

Depois de resolver a questão do limite de gastos e também da seleção do local onde vai ficar, é o momento de pensar sobre todo o deslocamento que terá ao longo da viagem.

Um erro que muitos acabam cometendo é não pensar com calma nesse passo. Isso acontece porque para uma viagem a trabalho, parece que só a passagem de ida e de volta é que contam. Mas na verdade, é o transporte local que precisa ser levado em conta e calculado na ponta do lápis para não ter surpresas.

A cidade tem Uber disponível? É melhor ir para o local do evento de táxi? O hotel ajuda o hóspede nesse quesito? Tudo isso conta também na hora de entender qual a sua rota de deslocamento.

Use a tecnologia para não se sentir perdido durante uma viagem a trabalho

 

Chegar em uma cidade nova depois de uma viagem a trabalho, a algum tempo atrás, poderia ser uma tremenda dor de cabeça. Era preciso perguntar tudo aos moradores locais já que ficava difícil saber onde era o local de cada estabelecimento que precisava saber.

Com a tecnologia que temos hoje, esse problema praticamente não existe mais. Você pode usar o seu smartphone não só para consultar sua agenda de tarefas como também para ver uma mapa 3D do local. Então use isso tudo ao seu favor para ter uma viagem a trabalho sem stress e com a chance de reduzir custos desnecessários.

Crie parcerias

O passo mais importante quando se pensa na redução de custos a longo prazo relacionados com a viagem a trabalho é criar parcerias. Essa é uma forma de tentar fechar acordos com empresas, como uma rede de hotéis ou empresas de transporte, para que a longo prazo sua empresa sempre fique utilizando os mesmos serviços.

Tem uma reunião programada na cidade todos os meses? Então busque fechar um pacote completo com o número total de estadias, assim fica mais fácil conseguir ótimos descontos.

 

Se gostou de conhecer esses passos para reduzir os custos da sua empresa durante uma viagem a trabalho, então continue acompanhando o blog da Stada Hotels para receber mais dicas como essas.