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Despesas de viagens corporativas: faça um relatório

Para que as viagens corporativas realmente tragam bons resultados, é essencial que tenham um custo-benefício bem planejado por meio da gestão da empresa. E isso inclui a criação de um relatório de despesas.

Como sabemos, as viagens de negócios requerem uma série de custos, como transporte, deslocamentos, hotéis e alimentação. Caso esses não sejam controlados, podem gerar um impacto negativo no orçamento da organização.

O que deve constar em um relatório de despesas de viagens corporativas

No segundo trimestre de 2018, as vendas relativas às viagens corporativas tiveram um aumento de 11,9% em relação ao mesmo período de 2017. Ou seja, mais empresas estão investindo em relações multi regionais.

Se esse é o caso de sua organização, vamos ajudar. A seguir, veja dicas de como elaborar um relatório de despesas com viagens corporativas:

Liste os custos da empresa

Despesas de viagens corporativas: limite os custos da empresa.

Despesas de viagens corporativas: limite os custos da empresa.

A primeira providência a se tomar é listar as despesas que são de responsabilidade do negócio nas viagens corporativas. Inclusive, para manter esse controle, é possível criar uma política de viagens. Logo, essa política deve ter diretrizes detalhadas sobre o que é ou não da alçada da empresa.

Nesse caso, itens básicos a serem considerados são o transporte, os deslocamentos, a hospedagem e a alimentação. Gastos pessoais devem ficar por conta do colaborador.

Determine o que é reembolsável

Além de elencar quais custos devem ser pagos pela organização e informar aos colaboradores, a empresa também deve deixar claro quais valores serão pagos antes. Como os de hospedagem e passagens, por exemplo. Além de dizer quais serão reembolsados posteriormente.

O ideal é que o máximo de itens sejam pagos antecipadamente, já que é possível ter controle. Mas em casos disso não ser possível, como em despesas com combustível,  a solução é pedir ao colaborador que marque a quilometragem.

Ou crie diretrizes para o reembolso

Se a empresa somente informar que irá reembolsar determinados gastos, pode perder o controle e ter que arcar com custos acima do que estava previsto.

Portanto, em viagens corporativas é fundamental determinar um teto para cada tipo de gasto e quais serão as formas de comprovação apresentadas pelos funcionários.

Assim, por mais que os valores sejam pagos após a viagem, a empresa terá uma média de quanto cada uma delas irá custar.

Estabeleça um padrão para os documentos

Despesas de viagens corporativas: defina documentos padrões.

Despesas de viagens corporativas: defina documentos padrões.

Nada mais prejudicial para uma empresa do que a desorganização em seus processos. E isso inclui a gestão de viagens corporativas. Portanto, o ideal é que os relatório de despesas sejam padronizados e fáceis a ser editados quantas vezes for necessário.

Dessa forma não se perde tempo montando planilhas ou listando novamente os itens necessários para sua elaboração.

Além disso, se torna mais fácil a mensuração dos resultados de cada viagem. Para que seja possível trabalhar para enxugar os custos ao máximo.

Use a tecnologia

Como em todos outros setores de uma empresa, a gestão de viagens também pode ser beneficiada com a utilização de recursos tecnológicos, como sistemas e aplicativos.

Hoje é possível criar relatórios de despesas com viagens corporativas sem a necessidade da criação de planilhas difíceis de ser interpretadas.

Os sistemas são capazes de integrar os dados e fornecer um panorama sobre as despesas, o qual contribui para a tomada de decisão e investimentos mais assertivos.

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